Mag de notaris een kopie van mijn identiteitsbewijs maken?

Nee, meestal mag dat niet. Een bedrijf of organisatie mag alleen in uitzonderlijke gevallen een kopie of scan maken van je identiteitsbewijs, zoals je paspoort of identiteitskaart. Dit geldt onder meer als het in de wet staat. Je werkgever is bijvoorbeeld wettelijk verplicht een kopie van je identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren.

Identiteit vaststellen

Soms is het nodig voor een bedrijf of organisatie om jouw identiteit vast te stellen. Bijvoorbeeld om fraude te voorkomen. Vaak is het dan genoeg om je identiteitsbewijs te laten zien. Eventueel kan het bedrijf of de organisatie noteren wat voor identiteitsbewijs je hebt laten zien en het nummer hiervan.

In enkele gevallen zijn bedrijven of organisaties wettelijk verplicht een aantal gegevens van je identiteitsbewijs over te nemen. Bijvoorbeeld als je in een hotel wilt overnachten. Maar ook dan is een kopie van je identiteitsbewijs maken niet nodig.

Mag een notaris een kopie van mijn identiteitsbewijs maken?

Ja, dat mag. Notarissen zijn namelijk wettelijk verplicht de identiteit van hun klanten vast te stellen. Om te kunnen bewijzen dat ze aan deze plicht hebben voldaan, mogen zij een kopie of scan van je identiteitsbewijs maken, zoals je paspoort of identiteitskaart. Een rijbewijs mag bij de notaris ook.

De verplichting voor notarissen om de identiteit van hun klanten vast te stellen komt ook voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). In deze wet staat ook dat een notaris een kopie mag maken en bewaren van het identiteitsbewijs van een klant.

Op uw identiteitsbewijs staat je burgerservicenummer (BSN). Het is notarissen wettelijk toegestaan om je BSN te gebruiken. Maakt je notaris een kopie van je identiteitsbewijs, dan is het dus niet mogelijk om je BSN af te schermen of onleesbaar te maken.​

Cliëntenonderzoek

Cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit, met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs, bij de notaris laten verifiëren. Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris op grond van de Wwft verplicht verder cliëntenonderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en niet in Nederland wonen of niet de Nederlandse nationaliteit hebben. Deze worden ook wel PEP’s genoemd: politically exposed persons.

Vaststelling identiteit

Personen met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Rechtspersonen

De identiteit van een rechtspersoon, zoals een bv, nv of stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd: ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen.

Meldingsplicht ongebruikelijke transacties

Een van de redenen om de identiteit zo uitgebreid vast te stellen is de meldingsplicht van notarissen. De notaris is verplicht ongebruikelijke geldtransacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme, te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit geldt ook voor een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De Wwft geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht.

Betaling in contanten

Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen van 15.000 euro of meer. Wanneer er toch 15.000 euro of meer in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit melden bij de FIU-Nederland. Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Deze meldingsplicht geldt ook als de notaris op verzoek van een cliënt 15.000 euro of meer in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank.

Geen meldingsplicht

De notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.

Meer informatie kopie identiteitsbewijs

Of het in een bepaalde situatie is toegestaan om een kopie van je identiteitsbewijs te maken, bijvoorbeeld wanneer je lid wilt worden van een sportschool of als uitzendkracht aan het werk gaat, lees je op de website van het College bescherming persoonsgegevens (CBP).

Ook lees je daar wat de risico’s zijn van het kopiëren van je identiteitsbewijs en wat je kunt doen als een bedrijf of organisatie een kopie van je identiteitsbewijs wilt maken.