Legalisatie van mijn handtekening door de notaris? Wat is dat?

Je hebt een brief of e-mail gekregen met daarbij een stuk papier: een verklaring of volmacht. In die brief word je gevraagd om je handtekening onder de verklaring/volmacht te laten ‘legaliseren’ door een notaris. Wat is legalisatie eigenlijk? En waarom vraagt de notaris daarom? Hieronder wordt een toelichting op deze legalisatie gegeven.

Waarom een legalisatie van je handtekening?

Een notariskantoor heeft je een verklaring of volmacht toegestuurd met het verzoek die te laten legaliseren door een notaris. Hieronder volgen twee voorbeelden daarvan:

• Volmacht voor verkoop en levering van een woning: je geeft een medewerker van het notariskantoor de bevoegdheid om namens jou je verkochte woning in eigendom over te dragen. De medewerker ondertekent dan op de daarvoor afgesproken datum namens jou de akte van levering.
• Verklaring van aanvaarding en/of volmacht voor afwikkeling van een nalatenschap: je geeft aan of je een nalatenschap accepteert en/of je geeft een mede-erfgenaam de bevoegdheid om mede namens jou te beschikken over de tegoeden bij de bank die op naam van de overledene staan.

De notaris moet zeker weten dat jij zelf de verklaring/volmacht hebt ondertekend en niet iemand anders. Het gaat hier om rechtszekerheid. Iedereen moet er op kunnen vertrouwen dat het jouw handtekening is. Op deze manier kan er achteraf geen onenigheid ontstaan over de echtheid van je handtekening en wordt de kans op misbruik sterk beperkt. De notaris garandeert aan zijn cliënten, maar ook aan anderen (denk aan de bank in het hierboven gegeven voorbeeld), een zo groot mogelijke rechtszekerheid. Hij is aansprakelijk voor de eventuele schade van zijn cliënten, of anderen, als hij zich daarbij niet genoeg heeft ingespannen.

De notarissen in Nederland hebben daarom met elkaar afgesproken dat zij op verzoek van een collega-notaris een handtekening legaliseren. Dit betekent dat de ‘legaliserende’ notaris vaststelt, dat jij echt zelf de volmacht hebt ondertekend. Hij zet op de verklaring/volmacht een verklaring dat het jouw handtekening is die op de volmacht staat. Ook vermeldt hij op welke datum je hebt getekend.

Waar vindt een legalisatie plaats? En wat kost het?

Iedere notaris in Nederland kan je handtekening legaliseren. De legalisatie gebeurt meestal bij het notariskantoor dat de verklaring/volmacht heeft gemaakt. Dat heeft als voordelen dat het kosteloos is en dat je op hetzelfde moment ook met eventuele vragen over het dossier terecht kunt. Woon je niet in de buurt van dat notariskantoor, dan ligt het voor de hand dat je naar een notaris in jouw omgeving gaat.

Een notaris mag kosten in rekening brengen voor een legalisatie. Dit ligt meestal tussen de € 25,- en € 75,- per legalisatie. Zie over de spelregels over notariskosten tussen notaris en consument dit artikel.

Hoe vindt een legalisatie plaats?

Om je handtekening te laten legaliseren doe je het volgende:

• Neem contact op met het notariskantoor waar je de verklaring of volmacht van hebt ontvangen, als die notaris in de buurt zit. Is dat te ver weg, neem dan contact op met het kantoor van de door jou gekozen notaris. Je vindt het adres en telefoonnummer van alle notarissen in Nederland op de website: www.notaris.nl.
• Neem de (ongetekende) verklaring/volmacht én een (niet verlopen) identiteitsbewijs mee naar de notaris. De volgende identiteitsbewijzen worden geaccepteerd: een paspoort, rijbewijs, een Nederlandse identiteitskaart of een vreemdelingendocument.
• De notaris scant je identiteitsbewijs met een speciale scanner op echtheid en controleert of je identiteitsbewijs niet als vermist of gestolen is gemeld in het Verificatie Informatie Systeem (VIS).
• Zet in het bijzijn van de notaris jouw handtekening onder de verklaring/volmacht. Je ondertekent de verklaring/volmacht dus niet van tevoren, maar op het notariskantoor.
• De notaris zet daarna een legalisatieverklaring onder jouw handtekening. Ook gebeurt dit wel op een apart blad waar alle stukken aan vastgemaakt worden. Daarmee is de legalisatie voltooid.
• Na de legalisatie stuur je de volmacht naar het betreffende notariskantoor terug, samen met een kopie van je identiteitsbewijs. Sommige legaliserende notariskantoren verzorgen dit ook bij een legalisatie.

Moet je de verklaring/volmacht ondertekenen?

Het spreekt vanzelf dat je de verklaring/volmacht alleen ondertekent als je het eens bent met de inhoud ervan. Als dat niet zo is, moet je dat laten weten aan het notariskantoor dat het stuk heeft opgemaakt.